Vedtekter

Vedtekter

Vedtekter for Holtane Vel- og Båtforening – HVB

Vedtatt på Årsmøte 23.03.2023

§ 1 – Formål

Holtane Vel, stiftet 12.02.1959 er en forening av og for fastboende og hytteeiere innen Holtane. Som medlemmer kan opptas myndige personer i husstander som sogner til:

• Flekkenveien fra Østveien til og med kryss til Honerødstranda.
• Maries vei.
• Østveien fra Flekkenveien til og med de fire eiendommene som er skilt ut fra Honerød gård, og som ligger sør for Fredheim.
• Gjervågskauen fra Østveien til bakketoppen ved Freddy Larsens lagerbygg.

§ 2 – Medlemskap

Hver av de nevnte i § 1 har rett til medlemskap. Fastboende og hytteeiere har stemmerett med de rettigheter og forpliktelser dette medfører, og ellers med de begrensninger som følger av §§ 4 og 7. Hver husstand har 1 stemme. Medlemmers myndige barn har anledning til å møte i foreldrenes sted og etter gyldig og skriftlig fullmakt, avgi stemme.

2-1

Et medlem som handler i strid med HVBs formål, opptrer på en måte som skader foreningens omdømme, bryter vedtektene eller som på annen måte krenker fellesskapets interesser, kan ekskluderes av styret. Vedtaket må fattes med 2/3 flertall av styrets totale antall medlemmer, og trer normalt i kraft umiddelbart. Forslaget om eksklusjon må bekjentgjøres for medlemmet det gjelder 1 måned før saken skal behandles av styret. Medlem som foreslås ekskludert har rett til å få legge frem sin sak for styret. Et ekskludert medlem har rett til å få behandlet eksklusjonen på det første årsmøtet etter at eksklusjonen trådte i kraft. Også ved årsmøtets behandling kreves 2/3 flertall av de avgitte, godkjente stemmer for at et eksklusjonsvedtak skal være gyldig.

§ 3 – Årsmøte

Årsmøte avholdes innen utgangen av mars måned. Styret fastsetter tidspunkt som meddeles medlemmene med 4 ukers varsel. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet «under innkomne saker» må være styret i hende innen 3 uker før årsmøtet. Endelig utsending av sakspapirer skal finne sted senest 1 uke før årsmøtet. Innkallingen skal inneholde de saker som skal opp til votering.

3-1 Årsmøte behandler

1. Valg av møteleder
2. Årsberetning fra styret og underkomiteer
3. Regnskap m/revisjon
4. Fastsettelse av kontingent, plass- og utleieavgifter
5. Budsjett
6. Innkomne saker
7. Valg av – a) Styremedlemmer (for 2 år) – b) revisorer – c) valgkomité
   (b og c velges for 1 år)

3-2

Kun saker som står på dagsorden har rett til behandling. Møtet ledes av møteleder, sekretæren fører protokollen. Før møtet skal det settes opp en fortegnelse over de fremmøtte medlemmer og krysses av for de som ikke har stemmerett. Fortegnelse skal følge protokollen.

3-3

Årsmøtet er foreningens høyeste myndighet, og er beslutningsdyktig når medlemmene er lovlig innkalt etter vedtektene. Avgjørelser fattes med simpelt flertall. Vedtektsendringer med 2/3 flertall.

3-4

Ekstraordinært årsmøte avholdes når styret eller minst halvparten av medlemmene krever det.

§ 4 – Styret

Styret velges av årsmøtet for 2 år avgangen og består av 7 styremedlemmer og 3 varamedlemmer. Leder, kasserer, to styremedlemmer (hvorav ett styremedlem er hytteeier) og ett varamedlem velges det ene året. Det andre året velges nestleder, sekretær, ett styremedlem og to varamedlemmer (hvorav ett varamedlem er hytteeier). Leder, havneansvarlig og ansvarlig for Bua velges fra de fastboende. Styremedlemmer kan gjenvelges, men har rett til å frasi seg gjenvalg. Det tilstrebes en jevn fordeling av menn og kvinner til styret og utvalg.

4-1

Styret utpeker komiteer og nemnder etter behov og er ansvarlig for deres arbeid. Styret består av leder, sekretær, kasserer og tre styremedlemmer, samt tre varamedlemmer. Det ene styremedlemmet er ansvarlig for havna (havnesjef), og det andre er ansvarlig for utleie av Bua og arrangementer i Velets regi. I leders fravær ledes møtene av sekretæren.

4-2

Styret behandler og treffer beslutninger som hører inn under foreningens daglige drift. Styret er beslutningsdyktig når minst fire medlemmer er til stede. Ved stemmelikhet har den fungerende lederen dobbeltstemme.

§ 5 – Medlemsmøter

Medlemsmøter avholdes på initiativ fra styret. Styret innkaller skriftlig til møter med minst 1 ukes varsel. Ved lederens/sekretærens fravær skal det velges møteleder og referent.

§ 6 – Båthavna

Båthavna styres av et utvalg som ledes av havneansvarlig/havnesjef. Havneansvarlig er valgt styremedlem på årsmøtet, og velger ut øvrige medlemmer fra båteierne etter behov. Havneansvarlig fører tilsyn med båthavna, leder de daglige gjøremål, sammenkaller til møter i utvalget og foreslår vedlikehold og drift av anlegget.

6-1

Havneansvarlig påser at havnereglementet til enhver tid er dekkende og overholdes, samt påtaler, eventuelt innberetter overtredelser til styret.

§ 7 – Fordeling av båtplasser i båthavna

Båtplass leies ut for ett år av gangen – fra 1. mai til 30. april. Havneansvarlig fordeler og anviser, eventuelt omfordeler plassene etter de nedenfor oppførte retningslinjer og på grunnlag av opplysninger medlemmene har gitt om båtstørrelse m.v. i henhold til HVBs registreringsskjema, som må være havneansvarlig i hende innen 15. april. Ingen kan påberope seg fast plass.

1. Plasser fornyes automatisk for ett år hvis oppsigelse ikke har funnet sted innen 31. mars.
2. Søknad om ny, eventuell endret plass, må være utvalget i hende innen 15. februar.
3. Nye fastboende må dokumentere – med kopi av flyttemelding fra Folkeregisteret – fast bostedsadresse innen HVBs grenser senest 15. februar.

Prioriteringsrekkefølge for tildeling av båtplass

1. En båtplass pr. husstand for fastboende medlemmer som eier eiendom/hus og bor innenfor Holtane Vel- og Båtforenings grenser. jfr. § 1 (Med fastboende forstås den som har tilflyttet og har sin faste bopel innenfor Holtane Vel.)
2. En båtplass pr. eiendom for foreningens øvrige ikke fastboende medlemmer, med gårds- og bruksnummer innenfor HVBs grenser.
3. En båtplass pr. husstand for øvrige fastboende medlemmer og leieboere.
4. En båtplass pr. hjemmeværende barn av fastboende medlemmer.

7-1

Nye søkere til båtplass føres opp på venteliste. Betingelse for å få tildelt båtplass er at leieren har båt. Hvis det er nødvendig å prioritere innen hver gruppe, skal ansiennitet som medlem av foreningen være utslagsgivende. Ansiennitet regnes fra registreringsdato som betalende medlem.

7-2

For leieforholdet utarbeides det en standard leieavtale som underskrives av leietaker og styrets leder. Avtalen skal inneholde de vilkår som gjelder for leieforholdet. Havnereglementet vedlegges avtalen. Det innbetales et ikke rentebærende innskudd for båtplassen. Beløpet tilbakebetales ved oppsigelse. Innskuddets størrelse fastsettes av årsmøtet.

7-3

Standard bredde pr. båtplass er inntil 2,5 meter. Det er avsatt 12 plasser som har bredde fra 2,5 til 3,2 meter (alle plasser inklusive havnefendere). Det skal søkes på plasser ut over standard bredde, for oppføring på venteliste.

7-4

For båtplasser som ikke brukes for sesongen, må det meldes fra til havneansvarlig innen 15. april. Plassen kan deretter disponeres av foreningen til fremleie for sesongen. Hvis medlem ikke selv benytter den i løpet av en periode på 3 år, går båtplassen tilbake til foreningen. Dersom plassen er betalt for, men ikke blir brukt gjennom sesongen, så regnes den som ikke benyttet.

7-5

Dersom det i fremtiden skulle bli nødvendig å redusere antall båtplasser, sies de med lavest ansiennitet opp først.

7-6

Den tildelte plassen er personlig. Gjenlevende ektefelle/samboer kan ved dødsfall overta båtplass/medlemskap såfremt vilkårene for dette er tilstede.

Livsarvinger i rett nedadstigende linje, fastboende og hytteeiere kan overta båtplassen og videreføre medlemskapet. Dette under forutsetning av at bruksutøvelsen for båtplassen og bo og eierskapstilknytningen til HVB er den samme, enten som fastboende eller ved overtagelse (hjemmelshaver) er fastboende eiendom til fritidsbolig (sekundærbolig).

7-7

Verken båtplass eller medlemskap kan overdras til ny eier ved salg av eiendom.

§ 8 – Økonomi

Driften baseres på leieinntekter av båtplassene, utleie av Bua og bruk av kran/båtopplag.

Styret utarbeider forslag til den årlige kontingent og leie av båtplasser og andre utleiesatser. Forslaget skal forelegges årsmøtet og inkorporeres i forslag til budsjett.

Eventuelle differensieringer av leiene på bakgrunn av prioriteringsrekkefølgen i § 7 foreslås samtidig av styret og fastsettes på årsmøtet.